Vertrouwensbrievenbus · aanvulling op de clubversie van de academie
Vertrouwensbrievenbus: een plek waar ouders en kinderen hun zorgen kwijt kunnen
Een pagina op de academie van uw club waar een ouder, een kind of een clublid een zorg opschrijft. Het bericht gaat per e-mail naar de contactpersoon van de club; de inhoud blijft niet bij ons.
- Anoniem, een contactgegeven is niet verplicht
- Gaat rechtstreeks naar de contactpersoon van de club
- Een formulier voor kinderen in begrijpelijke woorden
- QR-code van het formulier om te downloaden voor een poster
Waarom een vertrouwensbrievenbus
Zonder een stil kanaal hoort de club het als laatste
De meeste zorgen bereiken het clubbestuur nooit, omdat er geen veilige manier is om ze te uiten.
Kinderen zwijgen
Een kind is vaak bang om voor klikspaan door te gaan. Een paar zinnen opschrijven is makkelijker dan naar een volwassene stappen.
Ouders willen geen conflict
Een ouder kaart een vervelende kwestie niet graag rechtstreeks aan bij de trainer. Met een stil kanaal laten ze eerder en rustig van zich horen.
De club hoort het op tijd
Een kleine kwestie is meteen op te lossen. Zonder vertrouwensbrievenbus hoort het clubbestuur er pas van als er een probleem van is gegroeid.
Hoe het werkt
Drie stappen van een zorg naar een oplossing
De vertrouwensbrievenbus is geen noodlijn
Is een kind op dit moment in gevaar? Bel meteen. De vertrouwensbrievenbus is bedoeld voor situaties die de club beoordeelt en oplost, niet voor acuut gevaar. Het formulier toont altijd de noodnummers, ook zonder dat het is ingevuld.
-
Een ouder of een kind opent het formulier
Via de link in de kop- en voettekst van de clubacademie of via de QR-code op een poster. De pagina draagt het logo en de kleuren van de club.
-
Ze schrijven wat er speelt
In eigen woorden, zonder bewijs. Contactgegevens hoeven ze niet achter te laten; het bericht blijft dan anoniem.
-
De contactpersoon van de club ontvangt het per e-mail
Het bericht gaat rechtstreeks naar de contactpersoon en, zolang de club er nog geen heeft aangewezen, naar de beheerder van de club. Die beoordeelt de situatie en beslist over de vervolgstappen. Wij slaan de inhoud van de berichten niet op.
Het formulier voor kinderen
Voor kinderen, in hun eigen woorden
Dezelfde vertrouwensbrievenbus, andere woorden. Een kind hoeft geen formuleringen voor volwassenen te ontcijferen om te zeggen dat iets niet goed voelt.
- Eenvoudigere taal Kortere zinnen en een vriendelijke toon. Het kind weet wat er gebeurt met wat het schrijft.
- Hulpnummers in het zicht De noodnummers en de hulplijn voor kinderen staan altijd op de pagina, op een telefoon boven het formulier.
- Een eigen link voor kinderen Het formulier voor kinderen heeft een eigen adres. Op de pagina van de brievenbus leidt één link ernaartoe.
Contactpersoon
Ouders en kinderen moeten weten aan wie ze schrijven
De club wijst een contactpersoon aan die de berichten ontvangt. Na de bevestiging staat de naam van die persoon op de pagina van het formulier, zodat ouders en kinderen een echt mens zien.
- Een bevestigd adres De contactpersoon bevestigt het e-mailadres via een link in een e-mail. Een nieuw adres wordt opnieuw bevestigd.
- Een testbericht De club controleert het kanaal met een testbericht dat op dezelfde manier aankomt als een echt bericht.
- Een overzicht zonder inhoud In de beheeromgeving ziet de club wanneer een bericht binnenkwam en hoe het wordt behandeld: nieuw, in behandeling, afgesloten. De tekst van het bericht staat daar niet.
Bescherming
Een vertrouwensbrievenbus die beschermd is tegen misbruik
De vertrouwensbrievenbus moet beschikbaar blijven voor echte berichten.
- Controle tegen robots Het formulier is beschermd met een controle tegen robots. Zonder die controle wordt het formulier helemaal niet getoond.
- Geen plafond voor de club Elk bericht gaat meteen de deur uit. Vanaf één verbinding (IP-adres) kunnen per dag maximaal twee berichten naar één club en maximaal tien naar alle clubs samen worden verstuurd, zodat de brievenbus niet kan worden overspoeld.
- Pauzeren met één knop Bij een golf van berichten pauzeert de club de vertrouwensbrievenbus meteen. De noodnummers blijven op de pagina staan.
- De inhoud blijft niet bij ons De tekst van een bericht gaat alleen per e-mail naar de contactpersoon van de club. Bij ons blijft alleen een registratie zonder inhoud over: wanneer het bericht binnenkwam, wie schreef (als dat is ingevuld), of het via het formulier voor kinderen kwam, of de afzender een contactgegeven heeft achtergelaten (alleen ja of nee), of het is afgeleverd en hoe de club het afhandelt. Wij verwijderen de registratie na 3 jaar, zoals beschreven onder Verwerking van persoonsgegevens.
Zo krijgt u hem
Een aanvulling op de clubversie van de academie
De vertrouwensbrievenbus kost 139 EUR excl. btw (3 490 CZK voor clubs in Tsjechië). De prijs geldt voor een jaar.
De vertrouwensbrievenbus is een aanvulling op de clubversie van de academie van uw club. Schrijf ons en wij schakelen de vertrouwensbrievenbus voor uw club in.
De vertrouwensbrievenbus zit ook in het hoogste niveau van de clubversie, Klub Komplet: 599 EUR excl. btw per jaar (14 990 CZK voor clubs in Tsjechië), minder dan het niveau Klub Certifikát en de brievenbus apart.
Wij bieden de vertrouwensbrievenbus aan sportclubs die op responsiblo een academie voor ouders hebben.
Veelgestelde vragen
Wat mensen het vaakst vragen
Wie ziet de berichten uit de vertrouwensbrievenbus?
Het bericht gaat per e-mail naar de contactpersoon van de club. responsiblo slaat de inhoud van de berichten niet op, wij zijn alleen het technische kanaal. De club is verantwoordelijk voor de beoordeling en de reactie.
Is een bericht echt anoniem?
Een contactgegeven is niet verplicht. Als een ouder of een kind het niet invult, kan de club via de vertrouwensbrievenbus niet achterhalen wie er schreef. Laat een contactgegeven achter als u een antwoord wilt.
Wat als de zorg over de contactpersoon zelf gaat?
U kunt de zorg ook buiten de club kwijt: bij de sportbond, bij de hulplijn voor kinderen 116 111 en, als een kind in direct gevaar is, bij het alarmnummer.
Moet de club op een bericht antwoorden?
Antwoorden kan alleen als de afzender een contactgegeven heeft achtergelaten. Hoe het bericht wordt beoordeeld en wat er daarna gebeurt, beslist de club zelf.
Hoe horen mensen van de vertrouwensbrievenbus?
De link staat in de kop- en voettekst van de clubacademie. De club kan hem op de eigen website en in de teamgroepen zetten en de QR-code van het formulier downloaden voor een poster in de kleedkamer.
Hoeveel berichten kan de vertrouwensbrievenbus ontvangen?
De club heeft geen plafond, elk bericht gaat meteen de deur uit. Vanaf één verbinding (IP-adres) kunnen per dag maximaal twee berichten naar één club en maximaal tien naar alle clubs samen worden verstuurd, zodat de vertrouwensbrievenbus niet kan worden overspoeld.
Is de vertrouwensbrievenbus alleen voor sportclubs?
Op dit moment wel: wij bieden hem aan sportclubs met een academie voor ouders op responsiblo. Leidt u een andere organisatie voor kinderen? Neem dan contact met ons op.
Wilt u een vertrouwensbrievenbus voor uw club?
Schrijf ons en wij schakelen de vertrouwensbrievenbus voor uw club in, samen met de clubversie van de academie.